Jeśli chcemy, aby nasza firma transportowa czy logistyczna spełniała oczekiwania naszych klientów, musimy wiedzieć, czego oczekują. Nie zawsze da się to ustalić bezpośrednio z przedstawicielem firmy – niektóre rzeczy traktowane są jako zrozumiałe same przez się (mimo, że wcale nie muszą takie być w rzeczywistości), a z niektórych przedstawiciel nie będzie nawet zdawał sobie sprawy jako osoba nie znająca specyfiki branży transportowej. Jeśli chcemy uzyskać pełną informację, powinniśmy przynajmniej wiedzieć, jakie zadawać pytania.

Najbardziej oczywistą kwestią wydaje się terminowość. Jeśli przedsiębiorstwo transportowe dotrzymuje terminów może być praktycznie pewne kolejnych zleceń. Terminowość to jeden z tych aspektów działalności transportowej, w którym firmy konkurują najostrzej, co nawiasem mówiąc często kończy się nie najlepiej – np. nadmiernym eksploatowaniem kierowców, którzy wskutek zmęczenia ulegają wypadkom. O tym, jak ważna jest terminowość warto pamiętać już na etapie negocjacji – jeśli zaproponujemy termin nierealnie krótki, to nie tylko możemy mieć problem z jego dotrzymaniem, ale również wzbudzić nieufność klienta.

Kolejna sprawa to bezpieczeństwo towaru. Towar powinien być odpowiednio zabezpieczony i dotrzeć do celu w całości – oczywiście pewne straty zawsze się pojawią, jednak nie powinny być zbyt duże. Nawet jeśli dana firma zrezygnuje z części dochodu w związku ze stratami w przewożonym towarze, to uszkodzenia sprawiają, że wygląda po prostu nieprofesjonalnie. Bezpieczeństwo towaru to kolejny argument za tym, aby negocjując z klientem warunki frachtu nie podawać zbyt bliskich terminów – jeśli będziemy się śpieszyć, to bardziej prawdopodobne są wypadki.

Firma transportowa musi też posiadać odpowiednie ubezpieczenie. W Polsce ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej z tytułu prowadzenia działalności nie jest co prawda obowiązkowe, jednak jak pokazuje praktyka przedsiębiorstwa, które go nie wykupią, nie mogą liczyć na zbyt dużą ilość zleceń. To zrozumiałe – nawet jeśli przyjmiemy założenie, że podczas frachtu za towar odpowiada przewoźnik, to otrzymanie od niego rekompensaty może nastręczać problemy. Firmy transportowe często nie mają wystarczających środków na wypłaty odszkodowań. W przypadku ubezpieczalni odzyskanie pieniędzy trwa znacznie krócej, a ponadto jest objęte jasno określoną procedurą, dzięki czemu poszkodowany rzadko kiedy musi kierować sprawę do sądu.

Dla klienta istotna jest również uczciwość. Spóźnień i innych niespodzianek w działalności firmy transportowej po prostu nie da się uniknąć, należy jednak o wszystkim informować klienta na bieżąco tak, aby miał czas zareagować i abyśmy mogli ustalić z nim dalszy sposób działania. Szczególnie ważne jest to w przypadku firm o długim stażu i ogromnym doświadczeniu, których przedstawiciele świetnie zdają sobie sprawę z tego, że to kontakt pomiędzy kontrahentami jest kluczowy dla satysfakcjonującej współpracy. Niedopuszczalne jest również jakiekolwiek maskowanie uszkodzeń w towarze, jakie powstały podczas załadunku, rozładunku czy przewozu – jak już wspomnieliśmy wcześniej, strat nie da się wyeliminować do zera, ale próba uniknięcia odpowiedzialności i oszukania klienta w przypadku wykrycia może być dla nas katastrofalna w skutkach – w dobie internetu takie informacje rozchodzą się błyskawicznie.