Monitoring GPS jest wynalazkiem, który totalnie zrewolucjonizował zarządzanie flotą, zarówno tą wykorzystywaną przede wszystkim do transportu, jak i tą reprezentacyjną, która wykorzystywana jest przede wszystkim przez przedstawicieli handlowych. Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie tego rozwiązania u siebie a te, które tego nie robią, okazują się być mniej efektywne i co za tym idzie oddają pole pozostałym firmom. Czym właściwie jest monitoring GPS i w jaki sposób może wesprzeć nas w zarządzaniu flotą?
Działanie systemów monitoringu GPS opiera się na systemie komunikacji satelitarnej. W samochodach objętych monitoringiem instaluje się nadajniki, które przekazują informacje o pozycji auta do satelity. Satelita natomiast przekazuje je dalej – do odbiornika. Cały ten proces trwa setne sekundy i jest co kilka sekund powtarzany. Oznacza to, że osoba mająca dostęp do danych z odbiornika może na bieżąco monitorować pozycję, a nawet prędkość pojazdu. Projektanci systemów monitoringu GPS cały czas znajdują dla niego nowe zastosowania. Oto niektóre z nich.
Pierwszą i najważniejszą kwestią, dla których sięga się po to rozwiązanie, jest bezpieczeństwo floty. Nadajnik informuje nas o pozycji samochodu nawet wtedy, gdy ten zostaje skradziony. Nowoczesne systemy monitoringu GPS pozwalają udostępnić dane na temat pozycji auta policji za pomocą pojedynczego kliknięcia myszą. Gdy policjanci wiedzą, gdzie znajduje się auto, są w stanie szybko odciąć złodziejowi drogi ucieczki i odzyskać mienie.
Istotna jest również kwestia kontroli. Jeszcze do niedawna dyspozytor musiał podejmować decyzje w oparciu o informacje uzyskiwane od kierowców. Zdarzało się niestety że kierowcy kłamali, aby zamaskować swoje błędy, lub podawali błędne informacje ze względu na nieznajomość terenu przez który wiodła trasa. Dane przekazywane przez system GPS są twarde, nie da się z nimi dyskutować, a niedokładności sięgają maksymalnie kilkuset metrów. Pozwoliło to między innymi do minimum ograniczyć wykorzystywanie samochodów służbowych do prywatnych celów a także ściślej trzymać się harmonogramu.
Zaawansowane systemy monitoringu GPS są w stanie w pewnym stopniu samodzielnie weryfikować zgodność pracy samochodu z harmonogramem, co oznacza, że dopóki wszystko jest w porządku, dyspozytor nie ma praktycznie nic do roboty (poza oczywiście ustaleniem harmonogramu i wprowadzeniem go do systemu). System informuje go o anomaliach, dzięki czemu kierowcy, którzy jadą prawidłowo, mogą poruszać się swoim rytmem nie niepokojeni przez nikogo, a ci, którzy potrzebują pomocy, mogą na nią liczyć. Procedura wygląda zazwyczaj następująco – gdy system stwierdzi odstępstwo od harmonogramu, informuje o tym dyspozytora, który następnie musi skontaktować się z kierowcą i wyjaśnić z czego odstępstwo wynika. Nieprzewidziane sytuacje na drodze zdarzają się i nie da się ich uniknąć nawet, jeśli jest się bardzo doświadczonym transportowcem, jednak praca musi być na bieżąco kontrolowana. Monitoring GPS sprawia, że jedna osoba może nadzorować nawet kilkadziesiąt aut. Co prawda wiąże się to z ryzykiem skumulowania wypadków, co może przerosnąć pojedynczego dyspozytora, ale jednak zdecydowanie poprawia efektywność jego pracy, jak i pracy całej firmy.
Monitoring GPS pozwala również na automatyczne zbieranie danych globalnych i tworzenie przydatnych statystyk.